En los últimos meses, Ministerio de Trabajo se ha intensificado sus visitas de inspección a empresas de todo el país.
Estas visitas pueden producirse sin previo aviso y están destinadas a verificar el cumplimiento con el trabajo, la seguridad social, y el bienestar de los empleados obligaciones.
Este aumento en las inspecciones es no es casualidad: se deriva directamente de la la reforma laboral promulgado en el marco de La ley 2466 de 2024, que introdujo cambios significativos en las horas de trabajo, la desconexión de los derechos, la equidad de género, protecciones a los empleados, y las condiciones de trabajo.
Aunque el Ministerio de la autoridad para llevar a cabo las inspecciones se establece en El artículo 486 del Código Laboral Colombianohay no hay una reglamentación clara en los procedimientos o los límites de estas visitas. Esto significa que el Ministerio puede aparecer en cualquier momento, por lo que las empresas deben estar preparados para demostrar el cumplimiento y la documentación actualizada.
A continuación se presenta un resumen detallado de la los puntos principales que actualmente están siendo examinados por los inspectores de la y el causas más comunes de las sanciones, basado en recientes aplicaciones de la la reforma laboral.
1. RUT y Certificado de Constitución y Representación Legal
Los primeros documentos de los inspectores de la solicitud de la RUT (de identificación fiscal) y el Certificado de Existencia Legal y Representación expedido por la Cámara de Comercio. Estos confirman que la compañía está activa y que su representante legal tiene la autoridad para actuar.
Recomendación: mantener el certificado actualizado, idealmente, expedido dentro de los últimos 30 días.
2. Base De Datos De Empleados
Los inspectores verifican que la empresa mantiene una actualizada la base de datos de los empleados, incluyendo: nombre, cargo, tipo de contrato, salario y afiliaciones con EPS, ARL, y los fondos de pensiones.
Violación común: tener información obsoleta para los recién contratados o de los empleados despedidos.
3. Pago De Seguridad Social De Registros
Los inspectores solicitarán el comprobante de pago para salud, pensión, riesgos profesionales y aportes parafiscales durante al menos los últimos tres meses.
Errores frecuentes: incompleto pagos, retrasos, omisiones o inconsistencias entre la nómina y la PILA de informes.
4. Último Pago De La Nómina
Los inspectores deberán asegurarse de que los salarios son pagados dentro del plazo legal y que el comprobante de pago firmado o digital está disponible.
Sugerencia: usar software de nómina certificados que genera informes demostrables y cumple con los requisitos introducidos por la la reforma laboral.
5. Las horas extraordinarias de Control (Ley 2466 de 2024)
El la reforma laboral reforzó la obligación de mantener un registro verificable de horas extras y suplementarias de trabajo.
Sanción recurrente: no contar con un cuadro de control diario o reportes firmados por el trabajador.
6. Horarios de trabajo y Días de Descanso
El Ministerio revisa los turnos del mes anterior y la evidencia de los descansos obligatorios.
Problema común: no conceder días de descanso semanal o exceder el máximo legal de horas de trabajo.
7. Procedimientos Disciplinarios
Los inspectores podrán revisar el caso disciplinario más reciente para confirmar que el debido proceso fue seguido, incluyendo el aviso, la audición, y la evidencia.
Recomendación: mantener los expedientes disciplinarios por lo menos tres años.
8. Liquidación de la última persona retirada
Las empresas deben presentar la prueba de la completa y oportuna liquidación, incluyendo los beneficios, el devengo de las vacaciones, y contribuciones a la seguridad social.
Sanción típica: pago incompleto o realizado fuera de los plazos legales.
9. Reglamento Interno de Trabajo (RIT) actualizado – Ley 2466
Las empresas deben actualizar sus Reglamentos Internos de acuerdo a la la reforma laboral. La ley 2466 modificado áreas clave, tales como la desconexión de los derechos, la prevención del acoso, de equidad, de derechos de la lactancia materna, y trabajo remoto.
Aunque la ley concede un plazo de un año para los ajustes, muchas de sus disposiciones ya en vigor.
Recomendación: no esperar hasta la fecha límite, actualiza el RIT ahora.
10. Socialización del RIT
No es suficiente tener un documento actualizado; las empresas deben proporcionar evidencia de que el RIT ha sido actualizado, y comunicar a los empleados, a través de reconocimientos firmados, reuniones, o avisos oficiales.
11. Política de acoso sexual y laboral
El Ministerio exige una política formal y vigente, acompañada de protocolos de atención y prevención.
Sanción frecuente: tener políticas sin evidencia de aplicación o sin capacitaciones registradas.
12. Política de desconexión laboral
Reforzado por la la reforma laboral, todas las empresas deben tener un protocolo que garantice el derecho de los trabajadores a desconectar fuera de las horas de trabajo.
Ejemplo: limitar comunicaciones laborales fuera del horario de trabajo, salvo casos de fuerza mayor.
13. Política de lactancia y espacios adecuados
Los empleadores deben cumplir con el Artículo 238 del Código de Trabajo, que obliga a proveer de higiene de los espacios y horarios apropiados para la lactancia materna.
Recomendación: mantener la documentación de las áreas designadas y los arreglos.
14. Los Contratos De Trabajo
Durante la inspección, los funcionarios pueden solicitar de manera aleatoria diez contratos de trabajo para verificar el tipo de vinculación, el salario y las funciones asignadas.
Advertencia: los contratos verbales o incompletos pueden generar sanciones inmediatas.
15-16. COPASST y la Convivencia de los Comités
El Ministerio comprueba la existencia de ambos comités, junto con las actas de las reuniones, listas de los miembros, y los planes de acción.
Sanción frecuente: no realizar reuniones periódicas o no tener actas firmadas.
17. Cumplimiento del SG-SST
El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo debe cumplir los estándares mínimos establecidos por la ley, según el tamaño y nivel de riesgo de la empresa.
Sanción grave: no contar con la evaluación anual o con el plan de mejora actualizado.
18. Entrega de ropa de trabajo y Equipo de Protección
Se solicita evidencia de entrega de uniformes o elementos de protección personal.
Recomendación: conservar las planillas o comprobantes digitales firmados por los trabajadores.
19. Provisión de vacaciones
El Ministerio busca evitar la acumulación de vacaciones y exige pruebas de que los trabajadores las disfrutan efectivamente.
Sanción frecuente: acumulaciones superiores a dos periodos o pagos de vacaciones sin disfrute real.
20. Cuota de aprendices
Las empresas requeridas por ley, deben demostrar el cumplimiento con la cuota de aprendices del SENA—ya sea a través de la contratación o de la contribución financiera.
Multa: multas de hasta 5.000 UVT por el no cumplimiento.
21. Entrevistas aleatorias y recorrido
Durante la visita, los inspectores suelen entrevistar a varios trabajadores para confirmar las condiciones reales de trabajo, la puntualidad en los pagos, el ambiente laboral y el conocimiento de las políticas internas.
Recomendación: mantener a los empleados informados y capacitados sobre sus derechos y deberes, especialmente en temas de acoso, SST y desconexión laboral.
Conclusión: La preparación es la mejor prevención
Las sanciones impuestas por el Ministerio de Trabajo pueden superar los 5.000 salarios mínimos,dependiendo de la gravedad de la violación.
Más allá del cumplimiento, mantener actualizada la documentación protege a la empresa y asegura unas condiciones de trabajo dignas, seguras y transparentes, precisamente lo que la la reforma laboral busca garantizar.
En En Nexo legal, apoyamos a las empresas con auditorías preventivas, actualizaciones del documento, y el cumplimiento de entrenamiento para evitar contingencias y permanecer totalmente preparado las inspecciones del Ministerio de Trabajo.
Póngase en contacto con nosotros para programar una preventivo de la revisión legal de su empresa.
Evite sanciones y asegure el pleno cumplimiento con la la reforma laboralrespaldado por los profesionales.
Comienza con una evaluación gratuita de tu caso
¿Qué va a pasar una vez llenes este formulario?
Después de llenar y enviar el formulario, tu caso pasa por una revisión integral por parte de nuestro equipo de especialistas para evaluar su viabilidad. Recuerda que proporcionar información clara y concisa sobre tus objetivos acelera este proceso.
Posteriormente, se asignará un especialista a tu caso, quien se comunicará contigo en un plazo de un día para aclarar detalles sobre tu caso particular y darte los próximos pasos para ayudarte a alcanzar tus objetivos.
Comienza con una evaluación gratuita de tu caso
¿Qué va a pasar una vez llenes este formulario?
Después de llenar y enviar el formulario, tu caso pasa por una revisión integral por parte de nuestro equipo de especialistas para evaluar su viabilidad. Recuerda que proporcionar información clara y concisa sobre tus objetivos acelera este proceso.
Posteriormente, se asignará un especialista a tu caso, quien se comunicará contigo en un plazo de un día para aclarar detalles sobre tu caso particular y darte los próximos pasos para ayudarte a alcanzar tus objetivos.