¿Tienes una empresa en Colombia?
Entonces, hay algo que no puedes pasar por alto: el tratamiento de los datos personales de tus clientes, proveedores, empleados o usuarios.
Y no es solo una buena práctica: es una obligación legal relacionada con el derecho al hábeas data.
La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) acaba de emitir una nueva circular con instrucciones claras para las empresas —y especialmente para sus administradores— sobre cómo manejar estos datos de forma responsable y segura.
Te explicamos qué dice esta nueva normativa y cómo puede impactar directamente en la operación de tu negocio desde el enfoque del hábeas data.
¿De qué trata esta nueva circular?
La SIC actualiza el manual: las reglas del juego sobre protección de datos ahora son más claras (y más exigentes).
La Circular Externa No. 003 del 23 de agosto de 2024, emitida por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), refuerza las obligaciones de los administradores societarios en materia de protección de datos personales.
Esto aplica a toda persona natural o jurídica que administre, represente o gestione una empresa.
Aunque la circular no modifica la ley, sí aclara cómo deben actuar las empresas en el tratamiento de datos personales, bajo el principio de responsabilidad demostrada. Este principio implica no solo cumplir con la normativa, sino también poder demostrar dicho cumplimiento mediante políticas, procedimientos y registros adecuados, tal como exige el marco del hábeas data en Colombia.
¿Qué se considera “tratamiento de datos personales”?
No necesitas tener una base de datos enorme para estar obligado a cumplir con las normas de protección de datos. Con solo almacenar o utilizar información de una persona, ya estás realizando tratamiento de datos personales.
Esto incluye cualquier acción como recopilar, almacenar, usar, compartir o eliminar esa información.
El tratamiento de datos incluye cualquier acción que hagas con información como:
– Nombres y apellidos
– Correos electrónicos
– Números de contacto
– Historial médico
– Ubicación
– Datos laborales o financieros
Es decir: si tienes una hoja de Excel con información de clientes, ya estás tratando datos personales y estás sujeto a esta regulación, amparada bajo el derecho al hábeas data.
¿Qué está recordando la SIC?
Proteger los datos personales no es opcional ni se trata solo de poner un aviso en la página web. Es una responsabilidad real para cualquier empresa. La SIC está recordando que hay que tomarse en serio el derecho al hábeas data, lo cual significa que:
✅ Debes informar a las personas que vas a tratar sus datos personales y debes obtener consentimiento de estos
✅ Debes tener políticas internas claras para proteger datos personales
✅ Debes aplicar líneas corporativas preventivas, no esperar a que haya un reclamo o una sanción
✅ Debes demostrar que cumples con la ley, no solo decir que lo haces
La circular pone sobre la mesa el principio de “responsabilidad demostrada”: no basta con cumplir, debes poder probar que estás cumpliendo, especialmente frente a obligaciones derivadas del hábeas data.
¿Qué dice la Constitución al respecto?
La circular no surge de la nada: tiene base constitucional.
La SIC se apoya en varios artículos clave de la Constitución Política de Colombia: Artículo 15: derecho a la intimidad y al buen nombre (núcleo del derecho al hábeas data) Artículo 333: la libre empresa tiene una función social Artículo 2: el Estado debe proteger los derechos fundamentales
Esto significa que la protección de datos no es solo un tema administrativo o comercial, sino un asunto de derechos humanos y responsabilidad social empresarial, estrechamente vinculado al hábeas data como garantía fundamental.
¿Qué deben hacer las empresas?
Es fundamental crear o actualizar tus políticas de privacidad, contratos y todos los documentos relacionados con el manejo de datos personales.
Con la nueva circular, todas las empresas deben asegurarse de contar con: – Política de privacidad – Política de cookies – Política de tratamiento de datos personales – Y, si aplica, autorización para el uso de imagen
Estas políticas deben ser claras, visibles y accesibles para todas las personas cuyos datos recolectas.
Además, deben ser divulgadas a través de los mismos canales donde realizas la recolección de datos, garantizando el cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada. No se trata solo de tener los documentos: deben estar implementados de forma efectiva. Esto forma parte esencial del cumplimiento del hábeas data empresarial.
Además: Debes implementar protocolos reales de seguridad de la información. Debes contar con consentimientos claros y verificables por parte de tus usuarios o clientes. Debes depurar cada cierto tiempo la base de datos de la información que hayas almacenado y que no sea necesaria para la operación. De esto se deberá dejar constancia documental. Debes tener canales de comunicación para que usuarios, empleados, proveedores y otros puedan informar cualquier novedad o inquietud sobre el uso de sus datos personales. Debes poder responder ante cualquier requerimiento de la SIC demostrando que cumples con la ley.
Esto aplica tanto si eres una empresa grande con miles de usuarios… como si eres una pyme que guarda los datos de sus clientes en una planilla. En ambos casos, aplica el principio de hábeas data como marco legal vigente.
¿Y si no cumples?
La SIC ya no solo recomienda: puede sancionar económicamente a las empresas que no cumplan con esta obligación.
No cumplir con estas obligaciones puede traer sanciones económicas, investigaciones y problemas legales serios. fines, investigations, and serious legal issues.
En años recientes, la SIC ya ha sancionado a múltiples empresas por vender bases de datos, no proteger la información de sus usuarios o no responder adecuadamente a peticiones de actualización o eliminación de datos, todas situaciones vinculadas a violaciones del hábeas data.
¿Qué puedes hacer desde ya?
No esperes a tener un problema para actuar.
👉 Haz una auditoría interna sobre el uso de datos en tu empresa.
👉 Asegúrate de contar con políticas de tratamiento y privacidad claras.
👉 Capacita a tu equipo sobre protección de datos.
👉 Alinea tu operación con lo que exige la circular.
¿Tienes dudas sobre el manejo de datos en tu empresa? Escríbenos. Te ayudamos a evaluar tu nivel de cumplimiento y a implementar medidas reales de protección bajo los principios del hábeas data.
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