La mayoría de los errores de retención en la fuente en las empresas colombianas no nacen de aplicar mal un porcentaje a propósito — nacen de tablas desactualizadas, de un vaivén normativo a mitad de año que casi nadie siguió en tiempo real, y de una autorretención calculada sobre el código de actividad económica equivocado. La retención en la fuente parece una regla fija y mecánica, pero 2026 ha sido todo menos estable: un decreto que subió las tarifas de autorretención fue suspendido por el Consejo de Estado en mayo, restablecido en junio, y las empresas que no siguieron ese vaivén hoy tienen meses de autorretención mal calculada.
Esta guía cubre los errores que realmente están generando problemas a las empresas en 2026 — empezando por el vaivén regulatorio que casi nadie vio venir.
Revisado por Mauricio Naranjo, Director del Área Tributaria y Contable en Nexo Legal. Especialista en Derecho Tributario (Universidad Externado de Colombia), Magíster en Derecho Procesal.
Tabla de Contenido
- La historia de 2026 que nadie vio venir: la suspensión y reversión del Decreto 572
- Error 1: Autorretención calculada sobre el código CIIU equivocado
- Error 2: No actualizar la UVT cada enero
- Error 3: Clasificar mal el pago
- Error 4: Aplicar la base de retención equivocada
- Error 5: Retener correctamente pero nunca declararlo
- Error 6: Incumplir el plazo del 31 de marzo para el certificado
- Error 7: Registros de retención que no cuadran con la nómina electrónica
- Error 8: Retener sobre pagos al exterior sin revisar el convenio
- ¿Cómo se convierten los errores de retención en sanciones de la DIAN?
- Retención en la fuente en Colombia: checklist mensual de cumplimiento 2026
- Preguntas frecuentes
La historia de 2026 que nadie vio venir: la suspensión y reversión del Decreto 572
En mayo de 2025, el Decreto 572 de 2025 subió las tarifas que la mayoría de las empresas usan para la autorretención especial de renta , el mecanismo que los grandes contribuyentes y las empresas con responsabilidad 15 usan para autorretenerse sobre sus propios ingresos según su código CIIU de actividad principal.
Después, en 2026, la regla misma se volvió inestable:
- 7 de mayo de 2026: el Consejo de Estado suspendió provisionalmente los artículos 2 a 8 del Decreto 572 (las tarifas), devolviendo a las empresas a las tarifas anteriores, más bajas (ver el comunicado oficial de la DIAN).
- 2 de junio de 2026: el Consejo de Estado revocó su propia suspensión.
- 1 de julio de 2026: las tarifas más altas del Decreto 572 volvieron a regir con plena vigencia.
Cualquier empresa que ajustó su autorretención una vez en mayo y no la volvió a ajustar en julio está aplicando hoy la tarifa equivocada — y si ese error se sostuvo varios meses, significa corregir varias declaraciones del Formulario 350 de forma retroactiva, no solo la actual. Este es el error de retención en la fuente más consecuente de 2026, y es un problema de cumplimiento que comparten casi todas las empresas afectadas, no un error aislado.
| Date | Evento | Efecto Práctico |
|---|---|---|
| Mayo 2025 | Se expide el Decreto 572 de 2025 | Suben las tarifas de autorretención en la mayoría de códigos CIIU |
| 7 de mayo de 2026 | El Consejo de Estado suspende el decreto | Las empresas debían volver a las tarifas anteriores, más bajas |
| 2 de junio de 2026 | El Consejo de Estado revoca la suspensión | Vuelven a aplicar las tarifas más altas del Decreto 572 |
| 1 de julio de 2026 | Tarifas del Decreto 572 en plena vigencia | Tarifas actualmente aplicables para la autorretención |
Si tu equipo contable hizo solo uno de estos dos ajustes — o ninguno — la autorretención de la empresa durante al menos parte de 2026 está calculada con una tarifa que en realidad no estaba vigente en ese periodo. Vale la pena señalarlo específicamente a quien prepara el Formulario 350 mensual, porque es exactamente el tipo de cambio que no se nota a menos que alguien esté verificando activamente el estado legal del decreto mes a mes, en lugar de asumir que una tarifa vigente en enero sigue vigente en julio.
Verifica que tu tarifa de autorretención coincida con la que realmente estuvo vigente cada mes de 2026.
Error 1: Autorretención calculada sobre el código CIIU equivocado
Las tarifas de autorretención bajo el Decreto 572 (que modifica el artículo 1.2.6.6 del Decreto 1625 de 2016) van del 0,55% al 4,5%, según el código CIIU de actividad económica principal de la empresa — no es una tarifa plana para todas las empresas con responsabilidad 15.
La base de este cálculo es cada pago o abono en cuenta recibido por la actividad de la empresa, excluyendo el IVA cuando la factura lo incluye. Aquí se combinan dos errores: aplicar un mapeo CIIU-tarifa desactualizado (sobre todo después del vaivén del Decreto 572), y calcular la autorretención sobre el valor bruto facturado en lugar de la base sin IVA. Una sola tarifa mal aplicada de forma consistente durante un año entero significa corregir doce declaraciones mensuales del Formulario 350, no solo una.
Error 2: No actualizar la UVT cada enero
Todos los umbrales de retención en Colombia — la base mínima para compras, servicios, arrendamientos y salarios — se expresan en UVT, no en un valor fijo en pesos. La UVT de 2026 es COP $52.374, más alta que el valor de 2025. Las empresas que dejan los umbrales en pesos del año anterior fijos en su sistema contable o de facturación aplicarán la retención en el punto equivocado, ya sea reteniendo sobre pagos que están por debajo del umbral real de este año o dejando de retener sobre pagos que ya lo superan.
Este es un error puramente mecánico, pero es uno de los más comunes porque depende enteramente de que alguien recuerde actualizar un número cada 1 de enero — no de entender la regla en sí. Para conocer los umbrales vigentes por concepto, consulta nuestra guía completa del procedimiento de retención en la fuente, que actualizamos anualmente con las cifras vigentes según la UVT.
Error 3: Clasificar mal el pago
Honorarios, comisiones y servicios generales tienen tarifas de retención distintas, y confundirlos es uno de los errores más frecuentes que cometen las empresas — no porque los conceptos sean oscuros, sino porque una sola factura de un contratista puede caber razonablemente en más de una categoría dependiendo de cómo esté estructurada realmente la relación.
Los honorarios pagados a profesionales independientes por trabajo intelectual o especializado caen bajo honorarios; los pagos atados a un porcentaje de una transacción caen bajo comisiones; los servicios contratados de forma general caen bajo servicios. Equivocarse aquí no solo significa la tarifa de retención equivocada — significa que el certificado de retención expedido al proveedor también está mal, lo que puede generarle problemas a ese proveedor en su propia declaración.
La distinción importa porque estas categorías tienen tarifas significativamente distintas y, en algunos casos, bases mínimas diferentes antes de que la retención siquiera aplique. Una agencia de marketing que factura una mezcla de consultoría estratégica (honorarios) y gestión de pauta publicitaria (servicios) en una sola factura, por ejemplo, en principio debería retenerse a tarifas distintas por cada componente — algo que la mayoría de los equipos contables se saltan en la práctica porque es más simple aplicar una sola tarifa a toda la factura. Esa simplificación es cómoda, pero es exactamente el tipo de inconsistencia que aparece cuando la DIAN cruza las declaraciones de retención de una empresa contra el ingreso declarado por el proveedor.
Retener bien pero no presentar el Formulario 350 sigue siendo una infracción.
Error 4: Aplicar la base de retención equivocada
Incluso cuando la clasificación y la tarifa son correctas, las empresas con frecuencia calculan la retención sobre el número equivocado: el valor total de la factura en lugar del valor neto de IVA, o el valor total del contrato en lugar del pago específico que se está haciendo en ese periodo. Para pagos en cuotas, la retención aplica sobre cada pago individual contra su propia base mínima aplicable — no sobre el valor total del contrato evaluado una sola vez al momento de la firma.
Error 5: Retener correctamente pero nunca declararlo
Una empresa puede retener el monto exacto correcto a un proveedor y aun así terminar sancionada, si esa retención nunca se declara ni se paga a la DIAN a través del Formulario 350mensual. Esto se trata, desde el punto de vista sancionatorio, igual que no haber retenido en absoluto: la DIAN no distingue entre un monto que nunca se retuvo y uno que se retuvo pero nunca se remitió. Presentar el Formulario 350 tarde, o no presentarlo a pesar de haber retenido fondos durante el periodo, convierte un retraso contable en un incumplimiento formal.
Error 6: Incumplir el plazo del 31 de marzo para el certificado
Las empresas que actúan como agentes retenedores deben expedir los certificados de retención a cada proveedor y empleado del año fiscal anterior a más tardar el último día hábil de marzo — el 31 de marzo de 2026, para las retenciones practicadas durante 2025. Incumplir este plazo activa la sanción del artículo 667 del Estatuto Tributario: 5% del valor de los pagos correspondientes a los certificados no expedidos.
Este plazo es fácil de pasar por alto justamente porque cae meses después del año fiscal que cubre, cuando la atención ya se movió a la temporada de declaración de renta. Los proveedores que no reciben su certificado a tiempo tampoco pueden presentar correctamente su propia declaración, lo que genera una segunda capa de fricción con las personas de las que depende tu empresa.
La solución práctica es tratar la expedición de certificados como una tarea propia en el calendario de cumplimiento, no como algo secundario a la declaración de retención de diciembre. Las empresas que generan los certificados directamente desde su sistema contable a medida que cierra cada mes — en lugar de reconstruir todo un año de retenciones en marzo desde cero — rara vez incumplen este plazo, porque no queda nada por armar bajo presión una vez termina el año fiscal.
Clasifica cada pago a proveedores antes de aplicar la tarifa.
Error 7: Registros de retención que no cuadran con la nómina electrónica
Para la retención de nómina específicamente, el certificado de ingresos y retenciones ( Formulario 220 ) debe conciliar exactamente con la nómina electrónica transmitida a la DIAN durante todo el año. Cuando estos dos registros no coinciden — una bonificación registrada en nómina pero no reflejada en el certificado de retención, o un ajuste de retención hecho en contabilidad pero nunca transmitido electrónicamente — los sistemas de cruce de la DIAN detectan la inconsistencia automáticamente, ya que ambos conjuntos de datos ya están dentro de los propios sistemas de la DIAN. Esta conciliación es solo una pieza de un ciclo anual mucho más amplio; nuestra guía completa de obligaciones tributarias para empresas en Colombia cubre el panorama completo más allá de la retención.
Error 8: Retener sobre pagos al exterior sin revisar el convenio
Los pagos a no residentes generalmente están sujetos a retención con tarifas que van típicamente entre el 10% y el 20% , dependiendo del tipo de pago y del país del beneficiario, según el artículo 408 del Estatuto Tributario. Las empresas frecuentemente aplican la tarifa doméstica por defecto sin revisar si Colombia tiene un convenio de doble tributación con el país del beneficiario que la reduzca — o aplican una tarifa reducida por convenio sin que el beneficiario haya aportado el certificado de residencia fiscal requerido para sustentarla. Cualquiera de los dos errores genera exposición: retener de más tensiona la relación comercial, y retener de menos sin el soporte adecuado genera una obligación con la DIAN para la empresa pagadora.
Este es un punto de exposición creciente justamente porque hoy más empresas colombianas pagan de forma rutinaria a contratistas extranjeros, suscripciones de software y proveedores de servicios transfronterizos de lo que hacían hace apenas unos años — y muchos de estos pagos se procesan a través del equipo de cuentas por pagar en lugar de ser revisados por quien maneja el cumplimiento tributario de la empresa. Un pago a un proveedor de software en el exterior, un pago de regalías y una tarifa de consultoría pagada a un profesional extranjero pueden tener cada uno un tratamiento de retención distinto según el artículo 408, y tratarlos todos igual por defecto es una de las suposiciones más costosas que puede hacer una empresa en crecimiento.
¿Cómo se convierten los errores de retención en sanciones de la DIAN?
Cada error anterior eventualmente se cruza con el régimen sancionatorio formal de Colombia. Retener el monto correcto pero nunca declararlo cae bajo la sanción por no declarar; declarar el monto equivocado cae bajo la sanción por inexactitud; incumplir el plazo del certificado tiene su propia sanción dedicada bajo el artículo 667. Nuestro desglose completo sobre los errores tributarios que pueden generar sanciones de la DIAN en empresas explica exactamente cómo cada uno de estos se traduce en una multa 2026 calculable, artículo por artículo.
Los errores de retención también suelen salir a la luz por el cruce que hace la DIAN de la información exógena — ya que los montos que una empresa reporta como retenidos deben coincidir con lo que sus proveedores reportan como retenido. Nuestra guía sobre los errores de la exógena que le cuestan millones a las empresas cubre ese cruce específico en detalle.
Los certificados de retención vencen el 31 de marzo, aparte de tus declaraciones mensuales.
Retención en la fuente en Colombia: checklist mensual de cumplimiento 2026
- Confirmar que la tarifa de autorretención según el CIIU vigente es correcta — no asumir que la tarifa de mayo o junio sigue siendo la correcta después de la reversión del Decreto 572.
- Verificar que la UVT 2026 (COP $52.374) es la que realmente está usando el sistema contable en cada umbral de retención.
- Clasificar correctamente cada pago nuevo a proveedores antes de la primera factura, no después de que ya pasaron varias.
- Conciliar el Formulario 350 contra los desembolsos bancarios reales cada mes, no solo en temporada de declaración de renta.
- Agendar el plazo del 31 de marzo para los certificados por separado de la temporada de renta, porque es fácil perderlo de vista una vez que la atención se traslada al año fiscal siguiente.
- Cruzar los certificados de retención de nómina contra la nómina electrónica transmitida antes de expedirlos.
Esta rutina se inserta dentro del calendario anual de cumplimiento más amplio de una empresa; nuestra guía sobre obligaciones tributarias y contables mensuales para empresas en Colombia explica cómo encaja la retención junto al IVA, el ICA y otras presentaciones recurrentes. Las empresas que reciban un requerimiento formal de información de la DIAN sobre una inconsistencia de retención también deberían consultar nuestra guía sobre cómo responder a los requerimientos de la DIAN antes de responder.
Preguntas frecuentes
¿Qué cambió con la retención en la fuente en Colombia en 2026?
El Decreto 572 de 2025 subió las tarifas de autorretención para empresas con responsabilidad 15. En 2026, el Consejo de Estado suspendió el decreto el 7 de mayo, luego revocó su propia suspensión el 2 de junio, restableciendo las tarifas más altas desde el 1 de julio en adelante. Las empresas deben confirmar que aplicaron la tarifa correcta para cada mes específico.
¿Qué es la autorretención especial de renta y quién debe aplicarla?
Es un mecanismo de autorretención bajo el Decreto 1625 de 2016 (modificado por el Decreto 572 de 2025) para empresas con responsabilidad 15, calculado sobre cada pago o abono en cuenta recibido, a una tarifa entre 0,55% y 4,5% según el código CIIU de actividad económica principal de la empresa.
¿Qué pasa si retengo correctamente pero olvido declararlo?
Se trata igual que no haber retenido en absoluto para efectos sancionatorios. La DIAN no distingue entre fondos nunca retenidos y fondos retenidos pero nunca remitidos a través del Formulario 350 — ambos activan la sanción por no declarar.
¿Cuándo debo expedir los certificados de retención en la fuente en Colombia?
A más tardar el último día hábil de marzo del año siguiente al año fiscal en cuestión — el 31 de marzo de 2026, para las retenciones practicadas en 2025. Incumplir este plazo activa una sanción bajo el artículo 667 del Estatuto Tributario equivalente al 5% de los pagos correspondientes a los certificados no expedidos.
¿Necesito revisar un convenio de doble tributación antes de retener sobre un pago al exterior?
Sí. Las tarifas de retención por defecto en Colombia para pagos a no residentes van del 10% al 20% según el tipo de pago, pero un convenio de doble tributación con el país del beneficiario puede reducir esa tarifa — siempre que el beneficiario aporte un certificado de residencia fiscal válido que la sustente.
¿Por qué importa la UVT para los umbrales de retención en la fuente?
Toda base mínima de retención se define en UVT, no en pesos fijos. La UVT sube cada enero, así que una empresa que usa las cifras en pesos del año anterior retendrá en el umbral equivocado — ya sea reteniendo sobre pagos por debajo del mínimo real de este año, o dejando de retener sobre pagos que ya lo superan.
En Nexo Legal ayudamos a las empresas a auditar sus cálculos de retención en la fuente, corregir errores de autorretención tras la reversión del Decreto 572 en 2026, y responder a la DIAN antes de que un error de retención se convierta en una sanción formal.