Procedimiento de Retención en la Fuente en Colombia para 2025
La retención en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado de impuestos utilizado en Colombia para asegurar el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
En 2025, este procedimiento sigue siendo fundamental tanto para empleadores como para contribuyentes sujetos a retención.
En esta guía, explicamos el procedimiento de retención, las tarifas actualizadas y las obligaciones que deben cumplir las empresas y personas naturales.
¿Qué es la Retención en la Fuente y por qué es importante?
La retención en la fuente es un anticipo del impuesto sobre la renta, IVA y otros tributos, que los agentes de retención deben descontar en el momento en que efectúan un pago sujeto a retención.
Este mecanismo permite a la DIAN recaudar impuestos de manera más eficiente y evitar la evasión fiscal.
Para las empresas y trabajadores, conocer cómo funciona la retención en la fuente es clave para evitar sanciones y optimizar la planeación tributaria.
Sujetos Obligados a Retener
Los siguientes contribuyentes tienen la obligación de practicar retención en la fuente:
Empleadores que pagan salarios a sus trabajadores.
Empresas que realizan pagos sujetos a retención, como honorarios, comisiones, servicios, arrendamientos, entre otros.
Personas jurídicas y grandes contribuyentes designados por la DIAN, quienes son autoretenedores, es decir, se practican la retención a sí mismos.
Tarifa de Retención en la Fuente para 2025
Las tarifas de retención en la fuente varían según el tipo de ingreso o transacción.
A continuación, se presentan las principales tarifas actualizadas para 2025:
a. Retención sobre Salarios
Aplica cuando los ingresos superan 95 UVT mensuales ($4.730.905 COP en 2025).
La tarifa se calcula con base en la tabla de retención progresiva establecida por la DIAN.
b. Retención por Honorarios
11% para declarantes.
10% para no declarantes.
No tiene base mínima, se aplica sobre el 100% del pago.
c. Retención por Servicios Generales
4% para declarantes.
6% para no declarantes.
Aplica cuando el pago supera $199.000 COP.
d. Retención por Arrendamientos de Bienes Inmuebles
3.5% para declarantes y no declarantes.
Aplica cuando el pago supera $1.345.000 COP.
e. Retención por Arrendamientos de Bienes Muebles
4% para declarantes y no declarantes.
No tiene base mínima, se aplica sobre el 100% del pago.
f. Retención sobre Compras
2.5% para declarantes.
3.5% para no declarantes.
Aplica cuando la compra supera $1.345.000 COP.
g. Retención de IVA
Aplica cuando el comprador es responsable del IVA y el proveedor pertenece al Régimen Simple de Tributación.
Tarifa: 15% del IVA facturado.
Para pagos al exterior, se debe aplicar retención del IVA sobre el 19%.
h. Retención en Pagos al Exterior
Puede variar según el país en el que se realice la compra.
Se maneja en un rango del 10% al 20%.
4. Procedimiento para Aplicar la Retención en la Fuente
El paso a paso para aplicar la retención de IVA de forma correcta es el siguiente:
Identificar el concepto sujeto a retención: Determinar si el pago está sujeto a retención y la tarifa aplicable.
Calcular la retención: Aplicar la tarifa correspondiente sobre el monto total del pago antes de efectuarlo.
Realizar el descuento al beneficiario: El monto retenido debe descontarse del pago efectuado al beneficiario.
Declarar y pagar la retención: Las empresas y agentes retenedores deben presentar la declaración de retención en la fuente y pagar los valores retenidos dentro de los plazos establecidos por la DIAN.
Expedir certificados de retención: Al final del año fiscal, los agentes retenedores deben entregar certificados a las personas o empresas a quienes se les practicó retención.
Fechas y Plazos de Presentación en 2025
El calendario tributario de la DIAN establece los plazos para la presentación y pago de la retención en la fuente de manera mensual. En general:
Los vencimientos varían según el último dígito del NIT del contribuyente.
Es importante revisar anualmente el calendario de la DIAN para evitar sanciones e intereses moratorios.
Sanciones por incumplimiento
El no cumplimiento de la retención en la fuente puede generar sanciones considerables, incluyendo:
Sanción por Extemporaneidad: Oscila entre el 1% y el 20% del impuesto retenido no declarado.
Sanción por Omisión: Se impone una multa que va desde el 100% hasta el 200% del valor no retenido o no declarado.
Intereses Moratorios: Aplicables sobre el monto no pagado dentro del plazo establecido.
Para evitar estas sanciones, se recomienda llevar un control detallado de las obligaciones fiscales y asegurarse de cumplir con los plazos establecidos.
La retención en la fuente es un mecanismo clave dentro del sistema tributario colombiano, y su correcto manejo es fundamental para evitar sanciones y optimizar la carga fiscal.
Es imprescindible que empresas y empleadores comprendan las tarifas, procedimientos y plazos aplicables en 2025 para garantizar el cumplimiento normativo.
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